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Das Aufbewahren alter Daten erscheint oft nicht wichtig, wenn man seine Unternehmenssoftware auf ein neues System migriert hat. Leider liegt hier die Stolperfalle im Detail:

In einem Schreiben (2014/0353090 vom 14.11.2014) erläutert das Bundesministerium für Finanzen einige Punkte, die dringend beachtet werden müssen - unter anderem auch bei der Migration auf ein neues System. Hier finden sich in Punkt 9.4 ("Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel") einige Formulierungen, die aufmerken lassen:

 "Im Falle eines Systemwechsels... oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten... ist es nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software... vorzuhalten, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:"

  • Die ... Daten müssen unter Beachtung der Ordnungvorschriften quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System... überführt werden
  • Bei einer erforderlichen Datenumwandlung darf... keine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden.
  • Das neue System... muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen... ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem

Diese Punkte machen fast jede Migration zu einer Stolperfalle. Zum Einen muss genau dokumentiert werden, was wie wohin migriert wurde. Und jede Abweichung (keine Änderung!) bei Daten muss ebenso nachvollziehbar sein. Kommt es dann zu den Auswertungen, wird es sehr heikel. Welche Auswertungen auf dem neuen System genauso laufen müssen, wie auf dem Altsystem, ist nicht genau spezifiziert. Die Formulierung "quantitativ und qualitativ" lässt aber darauf schliessen, dass jede steuerlich relevante Auswertung (Bilanz, OP-Listen, GuV, Buchungsjournale etc) hier von Bedeutung sind. Wenn auf dem neuen System eine solche Auswertung (aus welchem Grund auch immer) andere Daten zeigt, sollten Sie genau prüfen!

Um diesem Problem zu entgehen, lohnt es sich, über die Archivierung des gesamten Altsystems nachzudenken. Im Bereich AS/400 und IBM i sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner!

Mit unserer langjährigen Erfahrung mit diesen Systemen ab 1988 sowie dem großen Ersatzteillager können wir folgende Möglichkeiten der vollständigen Archivierung Ihrer Daten sicher stellen:

  • Übernahme Ihres Altsystems physikalisch in unser Rechenzentrum. Bereitstellung per Netz oder VPN. Hardwarewartung, Pflege und regelmäßige Sicherung bis zur Ausserbetriebnahme
  • Übernahme Ihrer Softwareumgebung (Daten und Programme) auf einen anderen Server, der neuer ist, Strom spart und durch gemeinsame (aber sicher getrennte) Nutzung mit anderen Anwendern so Kosten spart.
  • Hilfe bei der Prüfung, welche Daten zu migrieren sind, bei der Dokumentation der Migration, sowie bei der Pflege und Bedienung alter Software, falls sich in Ihrem Hause durch personelle Veränderungen kein kundiger Bediener mehr findet. Unsere Cobol- und RPG-Programmierer können hier schnell einen Weg finden, mit der Software zu arbeiten und bei Bedarf einen sicheren Prüfer-Zugriff einzurichten.
  • Wiederherstellung von Datenträgern, falls sich darauf wichtige Daten befinden, aber das Altsystem nicht mehr verfügbar ist
  • Sie möchten die Hoheit über Ihre Daten behalten? Kein Problem - wir helfen Ihnen auch, wenn Sie das Altsystem weiter selbst betreiben. Mit Ersatzteilen, Wartung, Betreuung und Programmierung...

Sprechen Sie uns an - wir betreiben zahlreiche Systeme auch mit über 20 Jahre alter Hardware und kennen die Problematik auch aus eigener Erfahrung ;-)

Hier finden Sie unseren Flyer "Datenarchiv"